Objetivo del Puesto:
Supervisar y asegurar el proceso de facturación, garantizando la correcta emisión de documentos, el seguimiento de ingresos y el control de pendientes. Coordinar con las áreas involucradas para cumplir los plazos establecidos, mantener información financiera actualizada y brindar un servicio eficiente a los clientes.
Funciones clave
1. Elaborar y gestionar facturas, notas de crédito y otros documentos comerciales en el sistema establecido.
2. Revisar y actualizar cotizaciones y propuestas económicas para clientes.
3. Elaborar reportes de facturación, conciliación de pagos de nómina, ingresos y documentos pendientes.
4. Dar seguimiento a órdenes de compra, recepción de facturas y solicitudes de constancias de pago.
5. Coordinar con Contabilidad y Finanzas la emisión, contabilización y revisión de documentos y cuentas contables.
6. Monitorear mensualmente el estado de la facturación y preparar reportes de cierre con el detalle de lo facturado, los pendientes y sus respectivas justificaciones.
7. Coordinar las actividades del auxiliar de facturación y dar seguimiento a las tareas asignadas.
8. Brindar atención a clientes y dar seguimiento a solicitudes relacionadas con los servicios contratados.
9. Apoyar en la revisión de asistencia de proyectos, planillas de nómina y seguimiento administrativo.
Perfil requerido
Formación Académica
- Pasante universitario en Administración de Empresas, Contabilidad o Finanzas.
Experiencia laboral
- Experiencia de 2 años en facturación, asistencia administrativa, cuentas por cobrar o funciones similares.
- Experiencia en elaboración de reportes, control documental y seguimiento de procesos administrativos.
- Deseable: experiencia en atención al cliente y coordinación con áreas contables y financieras.
Conocimientos técnicos indispensables
- Manejo de Microsoft Excel para elaborar reportes, organizar información y realizar conciliaciones.
- Conocimientos de facturación, notas de crédito, notas de débito y control documental.
- Manejo de sistemas administrativos o de facturación; deseable experiencia en Odoo.
- Conocimientos básicos de conciliación de pagos, cuentas contables y control de ingresos.
- Manejo de correo electrónico y herramientas de oficina.
Competencias necesarias
- Organización y planificación para capacidad para gestionar múltiples tareas y cumplir plazos.
- Atención al detalle para la revisión de facturas, registros y reportes.
- Análisis numérico para revisar cifras, identificar diferencias y dar seguimiento a inconsistencias.
- Responsabilidad e integridad por el manejo de información financiera y documentación.
- Comunicación efectiva para mantener una comunicación clara con clientes y áreas internas.
- Orientación al servicio para atender consultas y resolver requerimientos oportunamente.
- Seguimiento y sentido de urgencia para priorizar pendientes y asegurar su resolución.
- Trabajo en equipo para coordinar actividades y colaborar con otras áreas.